ADATVÉDELMI NYILATKOZAT

A MISZ tagságára vonatkozó adatok kezelése az Európai Unió “General Data Protection Regulation” (GDPR) című előírása értelmében.

Elfogadta a MISZ közgyűlése 2019. január 23-án.

1. Bevezető

A Magyarországi Idegenvezetők Szövetsége (a továbbiakban Szövetség) számára nagyon fontos, hogy betartsa az aktuálisan érvényes adatvédelmi szabályozást és törvényeket. Így az alábbiakban részletesen bemutatjuk a Szövetség adatvédelemre irányuló lépéseit és az adatgyűjtéssel kapcsolatos tevékenységét.
A tagok személyes adatainak kezeléséért a Szövetség vállal felelősséget.
Kapcsolati adatok:
Teljes jogi név: Magyarországi Idegenvezetők Szövetsége
E-mail cím: info@magyarmisz.hu
Postai cím: 1165 Budapest Segesvár utca 35.

2. Milyen adatokat tart nyilván a Szövetség a tagjairól?

A Szövetség által a tagokról gyűjtött és nyilvántartott adatok a következők:
1. Alapadatok a belépéskor kitöltött űrlapon:
– személyes adatok: név, cím és születési adatok
– elérhetőségi adatok: email, postacím, telefon
– munkavállalással kapcsolatos adatok: idegenvezetői engedély, nyelvismeret, gépkocsi, végzettségek, egyéb nyelvi munkák vállalása, egyéb szükségesnek tartott önkéntesen közölt adatok
2. További gyűjthető adatok és dokumentumok önkéntes adatszolgáltatáson keresztül:
– Alapadatok egyeztetése azok naprakészen tartásához
– Tagi aktivitásra vonatkozó kérdések, pl. milyen tevékenységekben tud részt venni a tag
– Munkavállalást elősegítő dokumentumok, pl. számlaképesség, vállalkozói adatok, CV, fotó (pl. idegenvezetői engedély, arckép), egyéb vizuális anyagok pl. idegenvezetői munkáról
3. A tagsággal kapcsolatos pénzügyi, könyvelési, pályázati, aktivitási adatok: tagdíj és egyéb pénzbeli támogatás fizetésének vagy önkéntes munka végzésének időpontja és száma, számlázási adatok, jelenléti ívek
4. A Szövetség által kezelt közösségi oldalakhoz csatlakozó tagok internetes profiljának címe

3. Mire használja a Szövetség az adatokat?

A Szövetség az adatokat a tagsággal folytatott kommunikációra, a tagok munkához jutásának elősegítésére, pályázati anyagokhoz, aktivitás mérésére, belső használatú statisztikákhoz, tagdíjfizetéssel és támogatásokkal kapcsolatos ügyintézésekre használja fel.
Az elérhetőségi adatok felhasználása a Szövetség és tagok közötti kommunikáció során a következő célokra történhet:
a) rendszeres hírlevél küldése, amelynek célja a tagok informálása a Szövetség munkájáról és minden olyan témáról, amely segítheti a tagok szakmai munkáját, előmozdítja a tagok által a belépéskor vállalt együttműködést az alapszabályi célok megvalósításában
b) a hírlevéltől külön küldött csoportos vagy személyes üzenetek a tagoknak: a Szövetség által működtetett levelezőcsoportba való felvétel; a tagok által kért információk, üzenetek eljuttatása a többi taghoz, amennyiben azokat az elnök és titkársága a Szövetség célkitűzésével összhangban állónak találja; ünnepeken, évfordulókon kifejezett jókívánságok, gratulációk

Az adatok és dokumentumok nem hozhatóak nyilvánosságra, kivéve a tag dokumentálható hozzájárulása esetén, az alapszabályban szereplő célok szellemében, pl. internetes vagy marketinganyagok a Szövetség népszerűsítése vagy a tagok munkához juttatása érdekében.

4. Mire nem használja a Szövetség az adatokat?

A Szövetség az adatokat semmilyen egyéb marketingtevékenységre vagy hirdetések küldésére nem használja fel, és harmadik félnek nem adja ki. Kivételt képez a tagok névsora, amit bárki megtekinthet és – elérhetőségek és egyéb adatok nélkül – fel lehet tüntetni nyilvánosan.
A Szövetség a tagokról NEM gyűjt olyan érzékeny adatokat, mint etnicitás, vallási szemlélet, szexuális élet és orientáció, politikai vélemények és szakszervezeti tagság, vagy egészségügyi háttér, és genetikai vagy biometrikai információk.

5. Ki kezeli az adatokat?

A 2. pontban felsorolt adatokat az elnök és az általa megbízott titkárság kezeli, a pénzügyi-könyvelési adatokhoz ezen kívül hozzáfér a Szövetség könyvelője és könyvvizsgálója, a tagok emailcíméhez és közösségi oldalaik címéhez hozzáférhet az elnök által a kommunikáció segítésébe bevont önkéntes, a szakosztályok tagjainak emailcímét kezelhetik a megfelelő szakosztályvezetők.
Az adatokat kezelő személyek az adatokat kizárólag akkor használják fel, amikor ez a 3. pontban foglalt tevékenységek megvalósítása céljából szükséges. További személyek, harmadik fél számára az adatok rendelkezésre bocsátása, továbbküldése kérés esetén sem lehetséges. Az adatok megtekintését az alapszabály szerinti feladatához kapcsolódóan a felügyelő bizottság kérheti, a bizottság számára az elnök az adatokba a Szövetség adattárán belül betekintést nyújt.

6. A Szövetség programjairól készülő dokumentumok kezelése

A Szövetség programjairól készült vizuális és szöveges dokumentumok gyűjtéséhez nem szükséges az ezeken szereplő tagok külön hozzájárulása, mivel a hozzájárulást az adott programon való részvételükkel megadják. Amennyiben a tag a program során jelzi, hogy nem szeretne a felvételeken, dokumentumokon szerepelni, a Szövetség a kérését teljesíti.

7. Hogyan lehet egyeztetni, módosítani, törölni az adatokat?

A tagok bármikor írásban, emailben vagy postai úton kérhetnek személyes adataikról információt, illetve személyes adataik módosítását vagy törlését. A kérés általános esetben a kérvényezés után 14 napon belül teljesítésre kerül, kivéve a visszaélésszerű vagy indokolatlanul ismételt adatkérvényezés esetét, amelynek teljesítéséről az elnök határoz. A Szövetség kérheti a személyazonosság bizonyítását az adatok kiadása előtt, megelőzendő a visszaélésszerű használatot.

Az Európai Unió “General Data Protection Regulation” (GDPR) című előírásának megfelelően a Szövetség a tagoknak a következő jogokat biztosítja:
a) Hozzáférés a személyes adatokhoz: a tagoknak jogukban áll másolatot kérni a Szövetség által tárolt minden saját személyes adatukról.
b) Személyes adatok módosítása: amennyiben a személyes adatok módosultak vagy tévesen lettek megadva, a tagoknak joga van az adatok módosítását kérni.
c) Személyes adatok törlésének kérése: a tagoknak joguk van a 2. pontban felsorolt személyes, elérhetőségi és pénzügyi-könyvelési adatokon kívüli minden más személyes adatuk törlését kérni. A személyes és elérhetőségi adatok törlésének kérése a Szövetségből való kilépést jelent, amit írásban kell megerősíteni.
d) Elérhetőségi adatok korlátozása: amennyiben a tag a 3/b pontban felsorolt üzeneteket nem szeretné kapni, lehetősége van kérni a Szövetség és a többi tag felé elérhetősége korlátozását, és ezt a kérését a Szövetség teljesíti.

8. Meddig tárolja a Szövetség az adatokat, dokumentumokat?

A Szövetség addig tárolja az adatokat és dokumentumokat, ameddig
a) jogi és könyvelési kötelezettségei azt kötelezővé teszik (számlázási adatok megőrzése a törvény szerint előírt ideig)
b) az alapszabályban megjelölt célok szempontjából szükséges
c) a tag nem kéri azok eltávolítását, kivéve a személyes és elérhetőségi adatokat, illetve az a) pontban említett kötelezően megőrizendő adatokat.
A Szövetség anonim formában felhasználhatja az adatokat statisztikai célokra, ami esetben tájékoztatás nélkül tárolhatja korlátlan ideig az adatokat.
A Szövetségből való kilépés vagy kizárás esetén az adatokat a Szövetség nem őrzi meg kapcsolattartásra vagy semmilyen más célból, azokat törli az aktívan használt adattárából, az a) pontban említett kötelezően megőrizendő adatokat kivéve.

9. Az adatkezelés mindenben a hatályos törvények szerint történik

A Szövetség számára rendkívül fontos a tagság adatainak védelme, és a hatályos szabályozásnak való megfelelés.
A Szövetség a tagjai számára biztosítja az Európai Unió “General Data Protection Regulation” (GDPR) elnevezésű törvényben előírt jogokat, amint ezt a jelen adatvédelmi nyilatkozat részletesen felsorolja.

Magyarországon az adatvédelemmel foglalkozó hivatalos szerv a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH). A tagok az adatvédelemmel kapcsolatos jogaikról a NAIH honlapján tájékozódhatnak bővebben.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság,
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., Levelezési cím: 1530 Budapest, Pf.: 5.,
Telefon: 06.1.391.1400,
Fax: 06.1.391.1410,
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: http://www.naih.hu